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¿Cómo administrar los gastos de telecomunicaciones?


Los recientes cambios a la modalidad de trabajo a distancia han dificultado tener una buena administración. Para el equipo contable es importante analizar las facturas de telecomunicaciones y ello representa un reto al que deben enfrentarse cada mes.  

Telecom Expense Management (TEM) es un proceso de gestión del gasto en telecomunicaciones que nos ayuda a automatizar procesos de análisis en los costos. Dentro de las telecomunicaciones que se analizan, se busca que cubra los costos totales del rubro y es por ello que en este sistema van incluidos los servicios inalámbricos, de voz y de datos. Esto nos reduce el tiempo de operación y evitamos errores e ineficiencias en la factura.  

¿Por qué ahora? 

Vivimos tiempos acelerados y de cambio. Es común escuchar en webinars que el factor principal para acelerar la transformación digital de las empresas fue el covid-19, el cual provocó “la era de la gran cuarentena”.  

Por necesidad sanitaria, la mayoría de las compañías se vieron en la necesidad de mandar a gran parte, sino es que a la totalidad, de sus colaboradores a homeoffice. Tuvieron que improvisar sobre la marcha para dotarlos de herramientas y un entorno colaborativo que equivalga a las interacciones laborales. Aún cuando se pueda sentir artificial, este cambio ha significado mucho para la fuerza laboral y se rumora que esta modalidad “llegó para quedarse”. 

Por ello es importante dotar al equipo con herramientas para que puedan llevar a cabo su trabajo sin contratiempos. El sistema TEM ha sido adoptado por empresas de diferentes giros y tamaños ya que engloba diversas actividades de optimización de costos en telecomunicaciones. Además, ayuda a la gestión de inventarios, administración de facturas y brinda una visión integral del presupuesto y gasto tanto a nivel corporativo, como en las diferentes unidades de negocio de cualquier empresa.  

El TEM no termina ahí 

Es interesante notar como el entorno TEM evoluciona generando mega tendencias en la mecánica de trabajo alrededor del mundo. La interpretación de datos es crucial para tomar decisiones. Expertos de IBM Research afirman que existe una creciente demanda para el procesamiento de data migrándose cada vez más a aplicaciones móviles dejando atrás al equipo de cómputo. Ya que las nuevas circunstancias han forzado a que los trabajadores alrededor de todo el mundo trabajen de manera 100% remota sin opción. Las nuevas oficinas son espacios en casa, cafeterías o espacios improvisados o en movimiento que obligan a que en la mayoría de los colaboradores trabajen a través de su móvil, por lo que requieren acceso a todas sus aplicaciones, como lo tendrían en su computadora del trabajo.  

En relación directa con el mayor uso de móviles/apps, se encuentra un significativo incremento en uso de plataformas de nube (SaaS, PaaS, IaaS), que también influye en la adopción de tecnologías de red definidas por software (SD-Wan). Todas estas tecnologías nos ayudan a gestionar el uso de aplicaciones e infraestructura, mejorando la experiencia de usuario.  

¿Qué puede hacer el TEM por mi empresa? 

El TEM es frecuentemente aplicado por empresas donde los servicios de telecomunicaciones son parte importante de sus procesos comerciales.  

Algunos de los beneficios de usar el TEM incluyen (pero no se limitan a): 

  • Tener una visión clara del gasto de telecomunicaciones gracias a informes actualizados. 
  • Auditar las líneas contratadas y adaptar el presupuesto al consumo real.  
  • Optimización del tiempo de administración, finanzas y departamento contable. 
  • Mejorar la negociación con los proveedores de servicios al tener una visión panorámica del consumo y gasto. 
  • Registrar el inventario y control de tus activos.  
  • Apoyar a la adopción de tecnologías avanzadas de comunicación (como SD-WAN) a costos óptimos. 
  • Apoyar en la toma de decisiones presupuestales al radiografiar el uso de servicios de nube. 
  • Entender la demanda de ancho de banda que requiere la empresa u organización. 

Definitivamente esta nueva era ha cambiado radicalmente la forma de trabajo de todo tipo de negocios, empresas y organizaciones. Ser parte de la era digital ya no solo es una comodidad o un “plus” para las empresas. Ha pasado a ser un requisito para sobrevivir y crecer ante las nuevas demandas de los mercados. En IKUSI estamos preparados para ayudarte. Actualmente tenemos una alianza con Keytia®, que provee un servicio TEM que ha sido implementada y se encuentra operando en diferentes países con varios de nuestros grandes clientes. ¿Te interesa conocer los beneficios que hemos logrado? Da clic aquí.

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